De acordo com o especialista Lauro Ribeiro Pinto Junior, terceirizar é a técnica pela qual determinada empresa desconcentra suas atividades, atribuindo a execução de atividades secundárias a terceiras empresas, promovendo um enxugamento de sua estrutura organizacional. Também conhecido como “outsourcing”, esse serviço é amplamente utilizado em todo o mundo, principalmente em áreas de TI, e é uma importante ferramenta para aumentar a competitividade das organizações.
Todos já ouvimos falar no outsourcing de impressão, e como ele reduz custos na empresa, além de outros benefícios, como contar com equipamentos de alta tecnologia, controle de impressões por usuário, entre outros. Entretanto, o maior desafio em implantar o serviço é gerenciar as mudanças de cultura dos próprios funcionários. Quem não gostaria de ter uma impressora a jato de tinta, de alto custo, em sua mesa, com toda a comodidade para imprimir tudo o que quisesse, sem controle nem necessidade?
A rejeição inicial se deve ao fato de, com o sistema de outsourcing – departamental ou por ilhas de impressão –, o usuário tem que se identificar, por meio de senha, para ter acesso ao equipamento e verificar se o trabalho é realmente necessário, além de se levantar para buscar os documentos.
A mudança de mentalidade da empresa deve vir de cima para baixo. Em primeiro lugar, a gerência e/ou diretoria devem mostrar às suas equipes que a implantação não é somente um projeto de TI para baixar os custos da empresa, é muito mais do que isso. Com a possibilidade de triplicar a velocidade de impressão, o serviço ganha em qualidade e agilidade, com economia de recursos financeiros e materiais (exercendo menor impacto ao meio ambiente) e, ainda, podem beneficiar diretamente ao funcionário, refletindo na participação nos lucros e resultados da empresa (PLR).
Para que isso aconteça, é necessário estabelecer metas de redução de impressões, que geralmente são fornecidas pelo
s prestadores do serviço, por meio de tabelas, para uma ajuda inicial. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma das principais ferramentas para isso, já que substitui as pastas com toneladas de papel por documentos digitalizados salvos em rede, na nuvem, diretamente do scanner, que podem ser acessados por qualquer colaborador que estiver autorizado.
O GED, no entanto, não se trata só de uma mudança de hábito, mas de procedimentos de um ou mais departamentos. Essa alteração significativa necessita de um tempo maior para a criação e implantação dos novos processos, refletindo nas funções e produtividade de muitos profissionais, que, por conta disso, podem ficar reticentes às novas atividades.
Uma das novidades dos serviços de outsourcing de impressão é a integração do GED nos multifuncionais e equipamentos mais modernos e as ferramentas de workflow que dão inteligência aos documentos. Isso significa que uma folha impressa, que hoje precisa circular por várias pessoas para ser assinado ou aprovado, pode passar pelo mesmo ciclo de pessoas de forma automática, além de ter todas as aprovações que podem ser feitas inclusive por e-mail.
Sem contar que este documento pode ser armazenado de forma seg
ura e com direitos de acessos controlados além de sua temporariedade, que pode ser parametrizada e descartada depois de certo período. Trazer este documento de forma automática ou um lembrete de um contrato ou duplicata a ser vencida, também é um dos benefícios que estas ferramentas possuem. É possível também identificar os gargalos dos processos e tomar decisões mais ágeis ou com maior estratégia, com informações mais completas. Uma das grandes vantagens do documento inteligente é a recuperação das informações quase instantâneas, por meio de uma consulta na barra de pesquisa de um site de buscas. O grande benefício para as empresas é a agilidade dos processos, trazendo respostas rápidas aos seus clientes e fornecedores.
Em muitos casos, todo este processo pode ser automatizado de tal forma que o papel deixa de existir, o que traz muita organização e evita um grande desperdício de recursos e energia que as pessoas eventualmente gastam para produzir e recuperar as informações geradas em papel.
Para uma empresa contratante do serviço, os benefícios de economia em recursos e agilidade nos processos são enormes. Além desses benefícios, os colaboradores precisam entender que as empresas fornecedoras são especialistas no segmento e oferecem o que há de mais moderno no mercado. Com isso, o profissional terá melhores condições de trabalho, utilizando um equipamento mais adequado às suas funções, o que, no final das contas, agrega qualidade ao produto final e ao seu currículo.
Por fim, com uma crescente complexidade dos processos produtivos e com empresas que reduzem a cada dia o quadro de funcionários, alguns colaboradores precisam se desdobrar em múltiplas tarefas que envolvem competências distintas. A terceirização é uma maneira de otimizar processos, eliminando algumas etapas que, mesmo sem muita complicação, acabam tomando tempo do funcionário.
Apesar dos desafios, o futuro do outsourcing de impressão só tende a crescer, já é uma tendência muito forte na América Latina, onde, segundo o IDC, teve um faturamento de US$ 885 milhões em 2012, com mais de 33 bilhões de páginas impressas e um crescimento médio anual de 10%. Cabe aos gestores mostrar todas estas justificativas para utilizar o outsourcing de impressão e apresentar essa realidade aos seus colaboradores, que, ao entenderem o cenário, certamente concordarão que a terceirização só vem a somar.
*Rodrigo Reis é Diretor Comercial e Sócio da Reis Office, empresa líder em soluções completas para impressão, digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.