O meio corporativo é extremamente competitivo. Segundo a Teoria da Evolução de Charles Darwin, somente as espécies com determinadas características genéticas sobreviveram à seleção natural, fato que parece acontecer também com as empresas diante de tanta concorrência.
A ordem é otimizar recursos e aumentar a produtividade para atender demandas e atingir a rentabilidade. Mas qual é a fórmula ideal? Cada instituição precisa encontrar as suas, de acordo com as próprias necessidades. O primeiro passo é levantar custos e encontrar gargalos para ver o que pode ser aprimorado, geralmente por soluções de valores acessíveis e que, sobretudo, agilizem processos.
Uma alternativa eficaz para empresas com grandes volumes de impressão e manipulação de documentos é o outsourcing, que elimina diversos custos invisíveis, como redução de ate 25% com os custos de impressão, que incluem estocagem e manutenção, de papeis e suprimento desperdiçados, além da mão de obra com funcionários nos departamentos de compra e suporte.
Entretanto, muitas empresas perguntam se realmente o outsourcing de impressão vale a pena? O outsourcing de impressão é mais do que fornecer e manter equipamentos e suprimentos mediante o pagamento de um valor mensal. É proporcionar vantagens com soluções que auxiliam no dia-a-dia. São enormes ganhos em tempo e organização com a digitalização com arquivamento na nuvem, compactações de arquivos, suporte para PDF, confidencialidade para documentos. A segurança de dados é trazida por permissões de acessos e históricos, bem como a gestão completa de impressão permite identificar quem imprimiu o quê, evitando a perda de arquivos e o desperdício de suprimentos.
A gestão inteligente acaba por mudar a cultura dos colaboradores, que passam a zelar pela saúde e bom funcionamento da empresa. É ao arrumar a casa que a corporação dá o primeiro passo rumo ao caminho da prosperidade.
*Rodrigo Reis é gerente comercial e sócio da Reis Office, empresa especializa em soluções de impressão e digitalização de documentos.
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