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Normalmente, ao efetuar o cálculo do que foi gasto em impressões internas, o gestor costuma considerar apenas o custo do papel utilizado, ignorando diversos outros fatores que contribuem na composição dessa quantia e que, comparados ao montante referente ao papel, são maiores. Esses gastos são chamados de despesas invisíveis, uma vez que a maioria das empresas não as inclui no cálculo total. Confira alguns deles:

É muito comum para o empreendedor não incluir o valor gasto com o cartucho ou o toner de impressão na hora de efetuar o cálculo, que pode elevar consideravelmente o custo médio, uma vez que possuem cifras elevadas. Normalmente, o montante do suprimento de impressão é proporcionalmente inverso ao valor do equipamento responsável por ela, ou seja, quanto maior for o preço da impressora, menor será o custo do suprimento e vice-versa.

O valor da impressora representa um peso constante na lista de altos gastos para a impressão interna. Os equipamentos atuais possuem uma vida útil de três anos, após esse período o aparelho torna-se obsoleto e deve ser trocado. Além do curto período de vida, é recomendado que se faça a manutenção preventiva pelo menos duas vezes por ano, aumentando ainda mais o custo de um equipamento próprio.

Existem vários grandes vilões que podem prejudicar a funcionalidade de uma impressora. De excesso de papel na bandeja à poeira, a infinidade de contratempos que podem ocorrer é muito grande. No caso de alguns desses imprevistos é recomendado chamar um técnico para analisar e resolver o problema. O valor do especialista normalmente também não é incluso no cálculo do custo total por impressão de uma empresa.

A impressora é um equipamento eletrônico. Como tal, existem locais específicos para que o descarte seja feito da maneira correta. Não utilizar o serviço de gestão de resíduos sólidos urbanos prejudica o meio ambiente e a sociedade, ignorando uma das questões mais importantes da atualidade.

Todas as chamadas despesas invisíveis, normalmente não são inclusas nas contas de empresas que buscam efetuar suas impressões de forma interna, o que pode representar prejuízo. Terceirizar o serviço de impressão é uma alternativa que se mostra cada vez mais presente. Atualmente, as maiores companhias do setor oferecem consultoria e assistência técnica inclusas no contrato, além de possuírem certificados de sustentabilidade, garantindo que o trabalho seja ecologicamente correto durante todas as etapas.