Reis Office inova em soluções digitais focadas em eficiência no outsourcing de impressão
Gestão eletrônica de documentos, retenção de impressão e reembolso automático de despesas são algumas das soluções tecnológicas que estão sendo implementadas
A Reis Office, empresa especializada em soluções de impressão e digitalização, está inovando na oferta de serviços digitais com foco em aumento de eficiência, redução de custo e geração de valor agregado. O objetivo é otimizar ainda mais os procedimentos, reduzir o custo das operações e eliminar perdas nos processos que envolvem impressões e cópias.
Um dos maiores custos das empresas que optam por esse tipo de serviço é o
papel. Por isso, é importante que o uso da tecnologia otimize, ao máximo, a
precisão de uma impressão para que folhas não sejam perdidas. Além disso,
outras inovações podem ser adotadas para que se evite o desperdício de papel e
seu consequente aumento de custo para as empresas. As inovações da Reis Office
seguem justamente nessa linha.
Retenção de impressão
Conhecido como Follow-me, por meio de um software, todas as impressões
realizadas pelos funcionários são encaminhadas para um servidor de impressão,
sendo liberadas apenas quando os mesmos se identificam com usuário e senha, ou
pela nova tecnologia RFiD – Identificação por radiofrequência.
Desta forma, acabam-se as pilhas de impressões sem dono, reduzindo o número de
páginas desperdiçadas e o tempo gasto pela área de TI para localizar quem
imprimiu os documentos. Outro benefício é a possibilidade de imprimir em
qualquer impressora disponível, seja em outros andares, ou até mesmo em outra
filial, evitando perda de tempo com locomoção até um local específico.
De acordo com Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office, a importância de cortar
esses gargalos no processo de impressão por parte das empresas é fundamental.
“Hoje
em dia, as empresas são medidas por sua organização e pela quantidade de papel
que geram. Quanto menos papel, menos burocracia, menos gargalos em processos,
sem contar o fator sustentabilidade”, afirma.
Digitalização de
arquivos
Uma das inovações da Reis Office é o Arquivo Digital que funciona como
um sistema simples de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Não se
trata apenas de digitalizar arquivos, mas também criar fluxos de trabalho
personalizados, que facilitem a rotina organizacional, gerando economia de
tempo com a busca de arquivos físicos e agilizando os processos gerais dos
departamentos das empresas.
Um dos grandes diferenciais desta solução é o sistema de digitalização, que
separam as informações mais importantes dos documentos e as indexam em sistema
de busca. Ou seja, é possível pesquisar não apenas pelo nome do arquivo, como
também pelas informações contidas no documento. Além disso, arquivos que não
precisam ser arquivados fisicamente poderão ser descartados de maneira correta,
evitando o acumulo de material na empresa de maneira sustentável.
“Esta solução de outsourcing de impressão vem com o propósito de trazer mais praticidade
no dia-a-dia da companhia, além de rapidez e precisão na localização de
documentos”, afirma Rodrigo Reis. O Arquivo Digital pode ser utilizado por
empresas de pequeno, médio e grande porte entre elas Hospitais, Transportes, RH
e Advocacia.
Redução de custo e
desperdício de papel
Outra solução é o Reembolso de Despesas. Com essa inovação é possível reduzir a
possibilidade de que recibos de despesas se percam ou extraviem, economizando
papel e tempo, uma vez que os recibos são enviados de maneira rápida e fácil
para o setor responsável a partir de vários dispositivos, como Impressoras e
smartphones.
De acordo com o Diretor comercial da Reis Office, o funcionário da empresa que utiliza o serviço acessa de onde estiver uma única aplicação, disponível em diversas plataformas, inserindo sua identificação e selecionando algumas informações já pré-definidas, como alimentação, por exemplo. Na sequência digitaliza o comprovante e esse já é enviado automaticamente ao setor responsável. Automatizando o processo, evitando a perda de recibos e aumentando a produtividade do setor de Contabilidade e
Finanças nesse processo.
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