Locação
x Outsourcing de Impressão: entenda as diferenças
Público-alvo, gerenciamento de documentos e outros serviços oferecidos estão entre os pontos que variam entre os modelos
A necessidade de imprimir uma quantidade cada vez maior de documentos com padronização, qualidade e redução de custos fez crescer no mercado corporativo o conceito de outsourcing de impressão. Ele é resumido com frequência a uma espécie de terceirização, em que uma empresa contrata outra para cuidar justamente de suas impressoras e cópias. O problema é que muitos enxergam esse modelo como um sinônimo de locação de equipamento, prática também comum neste segmento.
Mas não se
engane: apesar de serem parecidos, ambos possuem diferenças que impactam na
estratégia da organização. Portanto, antes de contratar qualquer um dos serviços,
é recomendável pesquisar, se informar e definir as reais necessidades com esta
área.
1 - Serviços oferecidos
Enquanto um
contrato de locação permite um acordo básico voltada especificamente para uma
demanda objetiva, o outsourcing oferece uma gestão do parque de impressão e das
máquinas de forma completa. Além do abastecimento de suprimentos e do suporte
técnico, o parceiro terá acesso a softwares de controle e gestão de documentos,
como arquivos e imagens digitais e gerenciamento remoto. Por fim, é possível
até alugar funcionários para que eles fiquem alocados na empresa em tempo
integral.
2 - Gerenciamento de Documentos
Enquanto o
aluguel permite que a empresa apenas imprima os materiais e tenha que
organizá-los manualmente, o outsourcing oferece uma série de soluções para
facilitar a gestão de documentos na empresa, essencial para otimizar a rotina
de trabalho. Há diversos softwares disponíveis, que possibilitam organizar a
quantidade de impressões por setor ou usuário e otimizações de alguns processos
como reembolso de despesas que de forma simples automatiza o fluxo de
documentos e ganha-se agilidade nas empresas.
3 - Público-Alvo
Normalmente, a
locação de impressoras é recomendada para empresas que não necessitam de um
controle rigoroso de impressões e apenas desejam que as máquinas estejam à
disposição para realizarem o serviço quando necessário. O outsourcing, por sua
vez, é destinado a quem tem uma demanda maior de material impresso e quer
controlar e reduzir os custos - além de manter uma padronização e ter uma
qualidade maior.
4 - Personalização de projetos
Na grande
maioria dos casos, o aluguel de equipamentos oferece poucas alternativas para o
cliente. No modelo de outsourcing as opções são um pouco maiores e possibilita
a customização de alguns softwares para "conversar" com o sistema da
empresa. Antes mesmo de contratar o serviço, é imprescindível a visita de um
consultor na organização para analisar a demanda e os objetivos de acordo com o
número de impressões, o tipo (colorido ou preto-e-branco) e até a qualidade
desejada do documento.
*Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.
