Soluções de
gerenciamento eletrônico de impressão facilita dia a dia das empresas
A necessidade de imprimir, gerenciar e manusear documentos pode ter grande impacto na rotina de uma empresa. Desde questões relacionadas ao espaço físico até o controle dos custos de impressão, tudo precisa ser cuidadosamente planejado para não atrapalhar o fluxo normal de atividades ou sobrecarregar o orçamento.
Felizmente, existem alternativas para deixar esse processo mais ágil e dinâmico. Há diversos recursos que podem ser implementados em empresas de todos os portes e personalizados conforme as necessidades da companhia.Com isso, é possível organizar e acelerar desde processos complexos, como compra de produtos e fluxo de contratos, até questões mais simples, reembolsos de despesas.
E como essas alternativas funcionam? Em primeiro lugar, é preciso compreender que toda implementação de gerenciamento de documento começa pelo entendimento da forma como o cliente conduz esse processo e de qual etapa causa mais transtorno e demora. Isso se traduz em um custo que pode ser invisível em um primeiro momento, mas pode fazer um belo “rombo” nas fianças.
A implementação pode aproveitar recursos
existentes em tecnologias que usamos no dia a dia, bastante acessíveis, como
impressoras convencionais, computadores, scanners e celulares. Integrar essas
ferramentas a um software que organiza a entrada e saída de documentos, com
permissões de acesso e controle dos documentos, é o segredo para otimizar o
processo.
Um bom exemplo é o de reembolso de despesas. Com as soluções de gestão de impressão, o colaborador não precisa mais usar papel para fazer isso. Ao final do dia, ele pode fotografar os comprovantes com o celular, preencher um formulário simples e enviar para o responsável, sem necessidade de imprimir nada.
No caso das empresas maiores, que têm diversos centros de custos, como um escritório de contabilidade, é preciso inicialmente agrupar os documentos por centro de custos e níveis de controle de acessos de cada colaborador. O sistema é configurado inicialmente com esses parâmetros e, no dia a dia, os funcionários e gestores ficam seguros de que está tudo segmentado corretamente.
Para as empresas de grande porte, o melhor é utilizar o gerenciamento de documentos integrado ao ERP, já que o fluxo de processos é maior e mais complexo. Porém, independentemente do porte do cliente, todas as soluções partem da mesma premissa, que é fazer uma consultoria gratuita de como funciona a empresa para identificar os gargalos e sugerir mudanças que otimizarão o uso do tempo e dos recursos materiais, financeiros e humanos.
Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office
Saiba mais em:
