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Soluções para gerenciamento eletrônico de documentos e fluxo de trabalho



Problemas Identificados

Uma empresa de logística precisava agilizar o seu processo de entrega, pois todas elas necessitavam de um CTA de transporte impresso para seguir junto com a mercadoria.

Mas o qual o problema de imprimir o documento (além é claro do custo com o papel e o fato de não ser ecologicamente correto)?

A demora na finalização do seu processo de entrega, pois a transportadora só conseguia dar baixa em seu sistema de entrega e faturar o documento de transporte, após o recebimento do mesmo assinado pelo recebedor da mercadoria, ou seja, uma mercadoria que demoraria 3 dias para ser entregue e mais 3 dias para o motorista retornar com documento assinado, levaria um prazo de 6 dias para só então, ser faturado e enviado para o recebedor realizar o pagamento.

Isso causava uma demora muito grande em seu faturamento, sem contar com os imprevistos como: documento danificado, perda do documento, caminhão quebrado (o que atrasaria ainda mais o entrega), entre outros.

Soluções

Analisando este caso a Reis Office propôs a eliminação do papel em parte do processo, os pedidos que eram impressos começaram a serem capturados eletronicamente via AutoCapture, ou seja, eles serão adicionados no GED (Gerenciado Eletrônico de Documentos), e indexados na origem. Para o setor de entregas foi criado um formulário digital que possibilita a assinatura do destinatário no próprio Smartphone ou Tablet via NSi Mobile. Utilizando este processo todos os documentos assinados serão encaminhados automaticamente para a empresa fazer o controle de entrega.

Com a implantação da solução, a empresa passou não só a economizar com impressão, mas também ganhou tempo e praticidade, além de não ter mais que se preocupar com manutenção de multifuncionais e impressoras, já que as impressões que ainda são feitas, fazem parte da aquisição da solução junto a Reis Office.

 

 


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